Tuỳ từng loại hồ sơ và đặc thù của nơi cất giữ sẽ có nhiều cách sắp xếp khác nhau sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Để đảm bảo được sự thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm hồ sơ mà chúng sẽ có khá n

Tuỳ từng loại hồ sơ và đặc thù của nơi cất giữ sẽ có nhiều cách sắp xếp khác nhau sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Để đảm bảo được sự thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm hồ sơ mà chúng sẽ có khá n

CÁCH SẮP XẾP TÀI LIỆU LÊN KỆ HỒ SƠ HIỆU QUẢ

CÁCH SẮP XẾP TÀI LIỆU LÊN KỆ HỒ SƠ HIỆU QUẢ

CÁCH SẮP XẾP TÀI LIỆU LÊN KỆ HỒ SƠ HIỆU QUẢ
CÁCH SẮP XẾP TÀI LIỆU LÊN KỆ HỒ SƠ HIỆU QUẢ
Tin tức nổi bật

CÁCH SẮP XẾP TÀI LIỆU LÊN KỆ HỒ SƠ HIỆU QUẢ

Nội dung bài viết

    Có quá nhiều tài liệu, kệ sắt hồ sơ cần lưu trữ, phải làm sao để sắp xếp chúng ?

     

    Tuỳ từng loại hồ sơ và đặc thù của nơi cất giữ sẽ có nhiều cách sắp xếp khác nhau sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Để đảm bảo được sự thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm hồ sơ mà chúng sẽ có khá nhiều cách sắp xếp khác nhau. Vì vậy, nhà cung cấp sẽ đưa ra nhiều loại kệ đựng hồ sơ phù hợp với tiêu chí người dùng

     

     

     

     

     

     

    CÁCH SẮP XẾP TÀI LIỆU LÊN KỆ HỒ SƠ HIỆU QUẢ

     

    Sử dụng kệ đựng hồ sơ không còn là giải pháp xa lạ với nhiều người, tuy nhiên không thể bỏ đại tài liệu hồ lên kệ mà không có cách sắp xếp mang tính thẩm mỹ và khoa học, khi cần có thể biết chỗ và lấy bất kỳ loại hồ sơ nào một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tăng thêm tính chuyên nghiệp và có sự tiến độ trong công việc.

     

    Ngoài ra, cách sắp xếp hồ sơ theo khoa học cũng cho thấy được năng lực của nhân viên cùng với đó là sự tận tâm và có tâm trong việc lưu trữ tài liệu đó.

     

     

    LÀM THẾ NÀO ĐỂ SẮP XẾP KỆ HỒ SƠ MỘT CÁCH KHOA HỌC ?

     

    Cách sắp xếp tài liệu lên kệ đựng hồ sơ theo đúng trình tự sẽ giúp bạn có thể phát huy 100% công dụng của kệ mang lại, tăng tuổi thọ của kệ cũng như mang lại một kệ lưu trữ hồ sơ ngăn nắp, gọn gàng và dễ dàng quản lý, và ở đây sẽ có những bước giúp bạn sắp xếp hồ sơ một cách hiệu quả nhất

     

     

     

     

     

     

     

    1. Phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tài liệu thường dùng và dài hạn

     

    Để có cách sắp xếp tài liệu lên kệ sắt đựng hồ sơ đúng chuẩn nhất, bạn cần phân loại tài liệu thành hai loại thường xuyên sử dụng và lưu trữ dài hạn. Sau khi phân loại xong, bạn chỉ cần xếp các loại có thời gian sử dụng ngắn lên kệ trước sau đó xếp tài liệu có thời gian lưu trữ dài lên sau. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tìm kiếm các tài liệu cần dùng.

     

    2. Lập danh sách các tài liệu cần lưu trữ

     

    Bạn cần lên một danh sách thống kê chi tiết các loại tài liệu theo các mục như tên, thời gian, số lượng, thể loại... càng cụ thể càng tốt bởi vậy sẽ giúp việc sắp xếp tài liệu lên kệ trở nên dễ dàng và hợp lý trong quá trình lưu trữ và truy xuất.

     

    3. Đặt tên cho từng kệ đựng hồ sơ

     

    Tuy vừa nghe bạn có thể thấy đây là cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ rất đơn giản song nó lại mang đến rất nhiều lợi ích, cụ thể như:

     

    - Đặt tên có liên quan đến từng loại hồ sơ sắp xếp trên kệ và dán chóng ở những thanh sắt v lỗ sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu dễ dàng. Cách làm này bạn sẽ thường thấy nhất trong các thư viện, nhà sách...

     

    - Đây là giải pháp tối ưu giúp việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, khi bạn có tên theo từng kệ thì việc sắp xếp cũng đơn giản hơn và ít lộn xộn, bởi chỉ cần xếp các tài liệu phù hợp vào từng kệ tương ứng là xong.

     

    4. Tạo ra các khoảng trống trong kho

     

    Việc tạo ra nhiều khoảng trống trong kho sẽ giúp kho thông thoáng, tránh ngột ngạt và dễ dàng di chuyển trong kho để sắp xếp và tìm kiếm hồ sơ, tài liệu hơn. Ngoài ra, việc tạo ra các khoảng trống sẽ tạo cho bạn cảm giác thoải mái, dễ chịu hơn khi đi tìm tài liệu, hồ sơ hay giấy tờ mình đang cần.

     

    5. Lựa chọn kệ đựng hồ sơ phù hợp

     

    Ngoài chú trọng đến cách sắp xếp tài liệu lên kệ sắt đựng hồ sơ, bạn cũng cần phải tìm loại kệ sắt chứa hồ sơ phù hợp, bền bỉ với thời gian để có được một kệ tài liệu ưng ý và quản lý dễ dàng nhất.

     

    Tuỳ theo kích thước và số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, chúng ta có thể lựa chọn kệ sắt nhỏ vừa, lớn khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu cần lưu trữ. Với những hồ sơ nặng và nhiều nên để ở tầng dưới cùng để tìm và lấy dễ dàng hơn.

     

    Ngoài ra, nếu kệ đựng hồ sơ được đặt trong văn phòng, thư viện,.. cần chú ý đến tính thẩm mỹ của kệ sắt về màu cũng như kiểu dáng sao cho phù hợp với không gian tăng tính thẩm mỹ cho căn phòng của bạn

     

     

     

     

    Zalo
    Hotline
    Facebook
    Real Time Analytics